Informasjon om personvern

Denne erklæringen redegjør for Namsos kommunes behandling av personopplysninger. Erklæringen er ment å gi informasjon til innbyggere og andre brukere av Namsos kommunes tjenester. Samtidig ønsker vi at erklæringen skal bidra til trygghet og tillit i forhold til at personopplysninger blir behandlet korrekt og sikkert i Namsos kommune.

Informasjonssikkerhet

Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene om deg er tilstrekkelig sikret. Vi har innført rutiner som skal gi nødvendig sikkerhet. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig behov får tilgang til opplysningene om deg. Videre sikrer vi at opplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette. Vi sikrer at personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre våre arbeidsoppgaver, for å gi deg en best mulig tjeneste. Vi revurderer våre rutiner periodisk slik at sikkerheten til enhver tid skal være så god som mulig. Dersom vi oppdager at en rutine ikke fungerer etter hensikten, følges dette grundig opp.

Sikkerhetsorganisasjon

Sikkerhetsorganisasjonen er betegnelsen på det organisatoriske apparat i kommunen som forvalter og styrer arbeidet med sikker informasjonsbehandling. Sikker informasjonsbehandling er at alle personopplysninger og behandling av disse, jfr. lov om behandling av personopplysninger §2 og §3, skjer i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på personopplysninger.

Behandlingsansvarlig

Rådmannen er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles og skal påse at bestemmelsene i personopplysningsloven og dennes forskrift blir fulgt. Rådmannen har delegert behandlingsansvaret for personopplysningene til assisterende rådmann. Assisterende rådmann har delegert behandlingsansvaret videre til fagsjefene som er behandlingsansvarlige for personopplysningene som behandles i respektive fagområde. Den behandlingsansvarlige plikter å føre oversikt over hvilke personopplysninger vedkommende har ansvar for, og bruken av disse. Det skal være utarbeidet en oversikt over hvilke opplysninger som oppbevares, hva opplysningene benyttes til, hva innholdet er. 

Organisasjonskart infrmasjonssikkerhet behandlingsansvarlig.JPG

Personvern og taushetsplikt

Ansatte i Namsos kommune plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg. Dette gjelder også andre opplysninger som skal hemmeligholdes av hensyn til ditt personvern. I enkelte saker er taushetsplikten særlig streng.

Du har rett til innsyn

Du kan henvende deg til en hvilken som helst av våre avdelinger og be om å få vite hva slags personopplysninger vi har om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre. Du skal få svar innen 30 dager.

Du kan kreve at feil blir rettet

I utgangspunktet skal vi av eget tiltak rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men oppdager du selv at noe er feil – gi beskjed til oss, så retter vi dette umiddelbart. Du kan kreve at unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet. Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel regnskapsloven og arkivloven.  

Du skal kunne utøve dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting og sletting, er dette gratis.  

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil Namsos kommune normalt vise til, eller legge ved, din henvendelse når Namsos kommune tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at Namsos kommune ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til å nekte en part innsyn i saken dersom han ber om det. Namsos kommune kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser. 

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle som spør om det, presse og andre, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til Namsos kommune vil dermed også være offentlig, enten den kommer i form av brev, telefaks e‐post, sms eller på annen måte. Taushetsbelagte opplysninger blir unntatt fra offentligheten. Interne dokumenter kan også unntas offentligheten.  

Videreformidling

Vi skal ikke selge, bytte eller på annen måte videreformidle informasjon av noen art om deg til tredjepart uten at du har samtykket til dette.

Namsos kommunes nettside

Ingen av tjenestene tilknyttet våre nettsider krever at man oppgir sensitiv informasjon, men enkelte tjenester på nettsidene ber om navn, e-postadresse og andre opplysninger. Slike opplysninger brukes kun til det aktuelle formålet, og vil ikke bli levert videre eller brukt i andre sammenhenger.

Merk for øvrig at all korrespondanse med kommunen som regel er offentlig – les mer om dette i om e-post til kommunen.

Innsynsretten i kommunens dokumenter er forankret i Offentlighetsloven.  Se også veileder til offentligloven.

Webanalyse

Namsos kommune samler inn opplysninger om besøkende på nettstedet. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet vårt. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er: Hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene kan ikke spores tilbake til den enkelte bruker. Se Google Analytics` sider: prinsipper for sikkerhet og personvern for å lære mer om hvordan verktøyet innhenter, lagrer og benytter data.

Ansvarlig for nettsiden og kommunens Facebookside

E‐post og skjema på internett

Det er sikkerhetsmessige svakheter ved bruk av e‐post. Namsos kommune har derfor innført automatiske rutiner for viruskontroll av e‐post. Det betyr at din e‐post vil kunne bli stoppet automatisk. Skjer dette, og du har sendt en henvendelse til oss, ta kontakt for eksempel på telefon. Kontaktinfo finner du på vår webside: www.namsos.kommune.no. Vår e‐postadresse postmottak@namsos.kommune.no kan benyttes til enkle spørsmål og henvendelser, og besvares hovedsakelig fortløpende med svar per e‐post. Det samme gjelder Namsos kommunes kontaktskjema på internett, som i praksis sender en e‐post til Namsos kommune med de opplysninger du selv velger å legge inn. 

Saker som krever saksbehandling, eller som er arkivverdig i henhold til arkivloven, blir registrert som egen sak. Vær oppmerksom på at bruk av e‐post og åpne skjema på internett har svakheter som gjør at opplysninger kan komme på avveie. Send derfor ikke sensitive eller fortrolige opplysninger med e‐post eller via internettskjema/kontaktskjema.  

Informasjonskapsler (Cookies)

Namsos kommune benytter informasjonskapsler – såkalte «cookies» – der dette er formålstjenlig, men aldri i den hensikt å kartlegge enkeltbrukeres bruksmønster eller annen informasjon som vil kunne krenke personvernet.

Informasjonskapslene benyttes entydig for å tilpasse tjenestene slik at brukerne opplever en bedre brukeropplevelse, f.eks. ved at nettsiden husker tidligere brukerinnstillinger gjort på siden, slik som valgt språk eller båndbredde.

Spørsmål om personvern?

Dersom du har spørsmål om behandling av personopplysninger ber vi deg ta kontakt med oss.

Sentralbord: 74 21 71 00
Faks: 74 21 71 01
E-post: postmottak@namsos.kommune.no
Besøksadresse: Abel Margrethe Meyers gt 12, Namsos samfunnshus
Postadresse: Postboks 333 Sentrum, 7801 Namsos

Tips en venn Skriv ut